Configurações Principais da Empresa

por | Cadastros

Quando usar

  • Quando você quiser configurar ou alterar alguma configuração da empresa.

Como usar

No menu Cadastros > Empresa > Empresa (para empresas pertencentes a grupos, clique na empresa que deseja configurar), você deve preencher os campos conforme o conceito de cada campo.

Navegue diretamente para a aba de seu interesse:
Cadastro
Reserva
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Check-out
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Integração com Gestor de Canais

ABA CADASTRO

Preencha os dados básicos da empresa.

ABA RESERVA
  • Qtd máxima de apartamentos por reserva: determina o número máximo de quartos por reserva. Recomenda-se fortemente manter o valor padrão = 5 quartos. Caso necessite alterá-lo, acione o suporte.
  • Qtd máxima de diárias por reserva: determina o número máximo de diárias por quarto da reserva. Recomenda-se fortemente manter o valor padrão = 30 diárias. Caso necessite alterá-lo, acione o suporte.
  • Tempo p/ expiração da criação da reserva: tempo limite para a criação de uma reserva. Após este tempo, a reserva é eliminada automaticamente para evitar “consumo” de disponibilidade por uma reserva não finalizada. Recomenda-se fortemente manter o valor padrão = 900 segundos (15 minutos). Caso necessite alterá-lo, acione o suporte.
  • Intervalo de verificação de expiração: tempo em segundos para verificação se o tempo p/ expiração da reserva foi atingido. Recomenda-se fortemente manter o valor padrão = 10 segundos. Caso necessite alterá-lo, acione o suporte.
  • Horário padrão de entrada: determina o horário a partir do qual o hóspede pode usufruir de sua acomodação.
  • Horário padrão de saída: o horário até o qual o hóspede deve deixar sua acomodação. ATENÇÃO: caso o Horário padrão de saída seja igual ao Horário padrão de entrada, deixe 1 minuto de diferença, por exemplo, Horário padrão de saída = 11h59 e Horário padrão de entrada = 12h00. E, caso o Horário padrão de saída seja posterior ao após o Horário padrão de entrada, acione o suporte.
  • Contagem regressiva para check-out: determina tempo de antecedência em relação ao check-out que o relógio de contagem regressiva aparece nas portas do Painel de Situação Atual.
  • Tolerância para check-out tardio: determina o tempo a partir do qual será exigido que o usuário informe um motivo e uma observação em caso de check-out após o horário limite.
  • Bloquear criar reserva no passado: se marcado, impede a criação de reservas com data de entrada no passado.
  • Bloquear modificar/alocar reserva no passado: se marcado, impede a modificação e alocação de reservas com datas de saída no passado.
  • Bloquear check in no passado: se marcado, impede que seja feito um check-in em reserva com data de entrada no passado. ATENÇÃO: este campo não pode ser marcado para quem utiliza reservas de uso por um dia (Day Use).
  • Alocação automática: se marcado, o sistema irá tentar alocar automaticamente as reservas criadas por Reserva > Criar, no Motor de Reservas ou vindas de Gestor de Canais. A alocação será feita nos casos em que a reserva possa ser alocada em um único quarto do tipo de quarto contratado.

Sessão Tarifas

  • Limite inferior de tarifa: determina o valor mínimo que pode ser cadastrado no tarifário. Caso esse limite seja alterado, tarifas já cadastradas não serão alteradas.
  • Limite superior de tarifa: determina o valor máximo que pode ser cadastrado no tarifário. Caso esse limite seja alterado, tarifas já cadastradas não serão alteradas.
  • Permite a entrada manual de tarifa: permite a digitação do valor da tarifa diretamente na tela Valores das Diárias. ATENÇÃO: com este campo marcado, os limites de desconto configurados para os perfis de acesso são ignorados.
  • Verifica disponibilidade de check-in: em breve.
  • Dias da semana ignorados: ao marcar um ou mais dia(s) da semana, ele será(ão) ignorado(s) para fins de cálculo de tarifa e verificação de restrições, fazendo com que ele seja vendido por ZERO, mesmo que tenha restrições cadastradas. Caso tenha interesse, consultar o suporte da FastHotel.

Sessão Crianças

  • Idade máxima para ocupar uma cama de criança,: idade máxima para ocupar uma cama exclusiva de criança.
    – Se não houver cama exclusiva de crianças, coloque 0 e eventuais crianças utilizarão vagas de adultos.
    – Se todas as camas de crianças estivem ocupadas, eventuais crianças utilizarão vagas de adultos.
  • Idade máxima de não pagante: idade máxima para hospedar crianças gratuitamente até o limite de crianças definido no campo Qtd. máx. de crianças não pagantes. Após esse limite, a criança não pagante será tratada como criança pagante menor*.
  • Qtd. máx. de crianças não pagantes: limite de crianças que podem se hospedar gratuitamente.
  • Idade máxima de pagante menor/maior*: idade máxima para se hospedar pagando o valor definido pelos campos a seguir.
  • Forma de cálculo da tarifa: pode ser Taxa sobre a tarifa de adultos ou Valor fixo e define como é calculado o valor da tarifa para criança pagante menor ou maior.
  • Se Forma de cálculo da tarifa = Taxa sobre a tarifa de adultos:
  • Qtd base de adultos: quando se calcula o valor da tarifa de uma criança baseado na tarifa de adultos, pode-se definir qual a quantidade base de adultos para aplicação do percentual.
    ATENÇÃO: use apenas quantidade de adultos que tenha tarifa em todos os tipos de quarto.
  • Taxa de pagante menor/maior: o % a ser aplicado à tarifa de 1 ou 2 adultos (conforme campo Qtd base de adultos) para cálculo da tarifa de criança.
  • Por exemplo: considerando que sua tarifa, para um determinado tipo de quarto, para 1 adulto seja R$200,00 e para 2 adultos seja R$240,00.
  • Ao configurar que a tarifa de criança é 50% da tarifa de 1 adulto, o valor da tarifa de criança será de R$100,00.
  • Ao configurar que a tarifa de criança é 50% da tarifa de 2 adultos, o valor da tarifa de criança será de R$120,00.
  • Ao configurar que a tarifa de criança é 25% da tarifa de 2 adultos, o valor da tarifa de criança será de R$60,00.
  • Se Forma de cálculo da tarifa = Valor fixo:
  • Valor de pagante menor/maior: é o valor a ser cobrado da criança menor ou maior.

*Criança pagante menor: criança na faixa de idade entre a “Idade máxima de não pagante” + 1 ano até a “Idade máxima de pagante menor”.
*Criança pagante maior: criança na faixa de idade entre “Idade máxima de pagante menor” + 1 ano até a “Idade máxima de pagante maior”.
*Pessoas acima da Idade máxima de pagante maior são consideradas adultos para efeitos de cálculo de tarifa.

Sessão Modificação de data

  • Recalcula todas as tarifas sempre: se marcado, ao modificar uma reserva incluindo diárias, o sistema atualizará as tarifas de todas as diárias da reserva.
    Por exemplo, uma reserva do dia 1 ao dia 3, possuía diárias com valor R$90,00. Imagine que o tarifário, para esses dias foi alterado e passou para R$100,00. Ao se modificar a reserva, incluindo mais um dia, as diárias dos dias 1 e 2 devem ser mantidas a R$90,00 ou atualizadas conforme o valor atual do tarifário (R$100,00)?

  • se você selecionar “manter”, os valores de diária registrados dos dias 1 e 2 serão mantidos a R$90,00.
  • se você selecionar “recalcular”, nos dias pré-existentes, os valores de diária registrados dos dias 1 e 2 serão mantidos a R$100,00.
  • Extensão automática habilitada: se a extensão automática for contratada e este campo for marcado, ativará o uso extensão automática na propriedade.
  • Extensão automática ativa ao criar reserva: se a extensão automática estiver habilitada e este campo for marcado, as reservas serão criadas com extensão automática ativa por padrão.
    Isso fará que as reservas com check-in tenham uma diária acrescentada na conta automaticamente caso, no dia de saída, não seja feito check-out até o “Horário padrão de saída” mais “Tolerância para check-out tardio”.
  • Método de cálculo de datas estendidas: este campo define o valor com o qual será acrescentada a diária na conta da reserva, caso a ocorra a extensão automática ou caso a reserva seja modificada diretamente no Painel de Reservas.
  • se você selecionar “Ttarifa cadastrada”, a diária acrescentada terá o valor informado no tarifário.
  • se você selecionar “Tarifa cadastrada com desconto médio aplicado anteriormente”, a diária acrescentada terá o valor informado no tarifário com o desconto médio aplicado nas demais diárias da reserva.
  • se você selecionar “Valor da última diária da reserva”, a diária acrescentada terá o valor da última diária da reserva (independentemente de qualquer outro fator como por exemplo o dia de semana).

Sessão Texto de encerramento do PDF (veja e explicação detalhada neste artigo)

  • Status não confirmada: texto que será adicionada no final do comprovante de reserva para reservas com status Não confirmada.
  • Todos status exceto não confirmada: texto que será adicionada no final do comprovante de reserva para reservas com outros status exceto Não confirmada (até 2.000 caracteres).
  • Exibir despesas no ato da reserva: ativa a exibição, no comprovante de reserva ou não do valor da despesas no ato da reserva (até 2.900 caracteres).
ABA PAINEL DE RESERVAS

Em breve.

ABA CONTA

Sessão Exibição e impressão

  • Exibir e agrupar o ponto de venda na impressão: ao marcar este item, a conta do hóspede será agrupada e ordenada por ponto de venda na exibição e impressão.

Adicionar vários itens em conta de reserva

  • Impressora de relatório gerencial: selecione a impressora onde será impresso o relatório gerencial (ou conta) caso sejam lançados vários itens em conta.
  • Impressora de ordem de produção: selecione a impressora onde será impressa a ordem de produção (para a cozinha preparar os pratos) caso sejam lançados vários itens em conta.

Sessão Taxa

  • Percentual de taxa de serviço: indique o percentual da taxa de serviço que será calculada sobre os itens da conta marcados como “Incide taxa de serviço” em seu cadastro. Este campo é cadastrado com 10% como padrão.
  • Ponto de venda para a taxa de serviço: selecione o ponto de venda pelo qual será lançada a taxa de serviço. Este campo é cadastrado com Recepção como padrão.
  • Valor da taxa de turismo: ao ser marcado, no check-out de uma reserva, é lançado um item “taxa de turismo” na conta (assim como a taxa de serviço).
ABA CHECK-IN
  • Bloquear check-in quarto ocupado/serviços: bloqueia check-in em quartos com outra reserva checked-in ou com serviços pendentes.

Sessão Check-in Online

  • Gerenciar: ativa o Fast Check-in (pré check-in online). Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Obrigatoriedade de campos: define quais campos do Fast Check-in serão obrigatórios.
  • Horas em relação à entrada que o acesso expira: quantidade em horas em relação ao horário padrão de entrada que o acesso ao Fast Check-in expira. Se quiser expirar antes do horário de check-in, coloque um valor negativo. Se quiser expirar depois, coloque um valor positivo.

Sessão FNRH – Ficha Nacional de Registro de Hóspedes

  • Criar FNRH: ativa a criação de FNRHs.
  • Chave de acesso ao sistema SNRHos: A funcionalidade está temporariamente descontinuada.
    Caso tenha interesse, procure o suporte.
  • Observação: texto que aparecerá na parte inferior da FNRH (até 200 caracteres).
ABA CHECK-OUT
  • Quantidade mínima de horas de antecipação do check-out para poder liberar quarto: essa é quantidade de horas mínimas anteriores ao dia e horário de término planejado para check-out que, ao se fazer check-out, será perguntado se deseja liberar o quarto ocupado para uma nova reserva.
  • Por exemplo, considerando que o horário de check-out é 12:00 e que foi informado 14 horas no campo “Quantidade mínima…”.
  • Se o check-out estiver sendo realizado na vigência de diárias anteriores à última, sempre será feita a pergunta.
  • Se o check-out estiver sendo realizado até 22:00 do dia anterior ao dia planejado de check-out, será feita a pergunta.
  • Se o check-out estiver sendo realizado após 22h00, não se perguntará se deseja liberar o quarto e o quarto seguirá ocupado após o check-out

    • Para entender o que acontecerá após suas resposta nos dois cenários possíveis, leia este artigo.

ABA SERVIÇO

Sessão Criação automática de serviços

  • Arrumação: ativa a criação automática de Arrumações nos quartos ocupados e sem check-out no dia.
  • Conferência: ativa a criação automática de Conferências nos quartos em que haverá check-in no dia.
  • Faxina: ativa a criação automática de Faxinas nos quartos em que haverá check-out no dia.
  • Desabilitado: não há criação automática de faxinas.
  • Criado na noite anterior: a faxina será criada automaticamente após a meia-noite.
  • Criado após o check-out: a faxina será criada automaticamente logo após o check-out da reserva.
  • Transferência de quarto: ativa a criação automática do serviço de transferências de quarto. Este serviço é criado quando uma reserva tem uma mudança de quarto durante a estadia. A desativação deste serviço pode gerar algumas imprecisões na exibição da informação de quarto na reserva, no Painel de Situação Atual e no indicador de quartos ocupados (no dia da transferência, para os quartos nela envolvidos).
  • Qtd de dias entre a faxina e a próxima entrada: Quando uma faxina é criada (em um quarto que tem check-out) e há um check-in em até a quantidade de dias configurada, a faxina criada referenciará a reserva do check-in.
    Ou seja, considerando que esteja configurado 5 dias, se houver um check-out hoje e, em até 5 dias houver outra reserva nesse quarto, ela será referenciada na faxina de hoje para que oriente a preparação do quarto para essa reserva (por exemplo: quantidade de adultos/crianças e adicionais).
ABA RELACIONAMENTO
  • Habilitado: habilita/ativa o módulo de Relacionamento com o cliente. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Univocidade do CPF, CNPJ ou e-mail: define se será permitida ou não a criação de parceiros com dados (CPF, CNPJ e email) iguais ao de parceiros já existentes.
ABA MOTOR DE RESERVAS

Veja, aqui, as principais configurações do Motor de Reservas.
Veja, aqui, os Primeiros passos que devem ser executados por você após a implantação do Motor de Reservas.

ABA RECEPÇÃO VIRTUAL
  • Habilitado: habilita/ativa o módulo de Recepção Virtual. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Ponto de venda: ponto venda no qual serão lançados os recebimentos.
  • WhatsApp da Recepção: número do WhatsApp da Recepção.
  • Texto da recepção: texto a ser enviado ao hóspede.
ABA NOTA FISCAL

Em breve.

ABA CONTROLE
  • Habilitado: habilita/ativa a função de controle.
    Obs: apenas esta ativação não é suficiente para o funcionamento correto. Caso tenha interesse, procure o suporte.
  • Tipo de Controle:
  • Sem cálculo de custo: não há cálculo de custo do produto. As transações serão atribuídas à Classe de Controle pelo valor de compra ou pelo valor de venda.
  • Cálculo de custo de produtos estocáveis e comprados: o custo do produto em determinado período é a média ponderada entre o custo do período anterior do saldo do estoque remanescente e o custo médio das compras do período. O estoque remanescente é o saldo ao final do período anterior, somado de todas as entradas de estoque e subtraído de todas as baixas de estoque no período.
  • Cálculo de custo por folha de custo: o custo do produto em determinado período é calculado através das folhas de custos das ordens de produção apontadas no período.
  • Classe de Classe de custo/lucro: classe à qual serão atribuídas a transação.
ABA VOUCHER

A funcionalidade está temporariamente descontinuada.
Caso tenha interesse, procure o suporte.

ABA FINANCEIRO
  • Alertar de títulos a pagar com: número de dias de antecedência para geração do alerta de “Finanças – Há n contas a pagar nos próximos d dias (onde d é o número de dias preenchido neste campo)”.
ABA INTELIGÊNCIA DE NEGÓCIO
  • Habilitado: habilita/ativa o módulo de Inteligência de Negócio. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Ao criar ou modificar usuário, criar colaborador: indicamos marcar esta opção caso utilize o relatório de vendas por vendedor para facilitar a criação de colaboradores como vendedores.
ABA ESTOQUE
  • Verificar necessidade de reposição: habilita/ativa o alerta de itens com necessidade de reposição. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Leitura por código de barras: habilita/ativa as transferências de estoque por leitura de código de barras. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
ABA RESTAURANTE E BAR

Sessão Mesas

  • Identificação no atendimento: selecione como você quer que as mesas sejam identificadas no Painel de Atendimento (Restaurante e Bar > Atendimento).

Comanda avulsa

  • Identificação no atendimento: selecione como você quer as comandas avulsas sejam identificadas no Painel de Atendimento (Restaurante e Bar > Atendimento).
  • Apelido para o código externo: selecione que tipo de código externo é utilizado.
  • Ordenação: selecione como você quer ordenar as comandas avulsas no Painel de Atendimento (Restaurante e Bar > Atendimento).

FastCardápio

  • Habilitado: se marcado, habilita o Fast Cardápio. Para habilitar, solicite ao suporte.
  • Ponto de venda padrão: selecione o Ponto de venda que o cardápio deve utilizar para exibir os produtos e para registrar os pedidos.
  • Autentica hospede ao pedir no quarto: em breve.
  • Imagem de cabeçalho: adicione 1 (uma) imagem (tamanho recomendado: 1296px x 200px). Apenas a primeira imagem é usada.
  • Horário de funcionamento: insira o horário de funcionamento.
  • Dias da semana de funcionamento: marque os dias de semana de funcionamento.
ABA OFFLINE

  • Habilitado: habilita/ativa o módulo de Consulta Offline. Só pode ser ativado pela equipe de suporte.
  • Qtde. máquinas contratáveis: quantidade de máquinas (computadores/notebooks) em que pode ser instalado o módulo de Consulta Offline.
  • Máquinas locais ativas: lista de máquinas (computadores/notebooks) em que a Consulta Offline está ativa.
ABA COMPRA
  • Tolerância da qtd pedida x requisição: variação, em %, permitida entre a soma das quantidades das requisições selecionadas e a quantidade informada em pedido de compra (tanto para mais quanto para menos). Depende de contratação do módulo Compras Avançado.
ABA COMUNICAÇÃO
  • Emissor das comunicações via WhatsApp: parceiro responsável pelos envios de comunicações via WhatsApp.
    Obs: apenas esta seleção não é suficiente para o funcionamento correto. Caso tenha interesse, procure o suporte.
ABA GESTOR DE CANAIS

Veja, aqui, os Primeiros passos que devem ser executados por você após a implantação do Gestor de Canais.

Sessão Enviar disponibilidade programadamente
Caso a Integração com Gestores de Canais esteja ativa, por aqui, será possível configurar qual o limite dos envios programados de disponibilidade de tipos de quartos ao Gestor de Canais:

  • Nunca enviar: nunca será executado o envio programado da disponibilidade para o Gestor de Canais para novas datas, com exceção de algum envio solicitado diretamente para o suporte.
  • Enviar até uma data fixa: ao selecionar esta opção, se abrirá o campo data para informar a data limite do envio programado da disponibilidade. Portanto, ao informar uma data e salvar, é executado o envio da disponibilidade de todos os tipos de quarto da data atual até a data informada para o Gestor de Canais.
    Quando precisar, basta voltar até esta tela e atualizar a data para uma data posterior e serão realizados envios de disponibilidade até a data atualizada. Lembre-se sempre que: este método depende de atualização manual e não é possível recuar a data salva anteriormente.
  • Enviar mensalmente: ao selecionar esta opção, se abrirá o campo data para informar a quantidade de meses. Ao informar um horizonte de meses e salvar é executado o envio programado da disponibilidade de todos os tipos de quarto da data atual até o último dia do mês do fim do horizonte para o Gestor de Canais. Ou seja, se, em 31/03, for informado e salvo um horizonte de 6 meses, o sistema enviará disponibilidade até o último dia do mês 9 (31/03 é mês 3 | 3 + 6 meses do horizonte = mês 9 | 31/09 é o último dia do mês 9).
    No início de cada mês, o FastHotel enviará, automaticamente, para o Gestor de Canais, a disponibilidade de todos os tipos de quarto referentes ao avanço automático da data limite. Seguindo o exemplo anterior, em 01/04, será enviado, para o Gestor de Canais, a disponibilidade de todos os tipos de quarto no mês 10 (já que 4 + 6 =10), fazendo com que ao longo do tempo sempre haja, 6 meses inteiros (mais os dias até o final do mês atual) de disponibilidade atualizada no Gestor.

ATENÇÃO:
1- O método de envio e data limite/horizonte de meses são considerados apenas no Envio programado de disponibilidade.
2- Quando é criado um novo quarto, será executado o envio programado de disponibilidade do tipo desse quarto conforme método e data limite/horizonte de meses cadastrados.
3- Quando é modificado o tipo de quarto de um quarto, será será executado o envio programado de disponibilidade dos dois tipos de quartos envolvidos conforme método e data limite/horizonte de meses cadastrados.
4- Em quaisquer outras transações do sistema que alterem a disponibilidade, o método escolhido e a data limite/horizonte de meses não se aplicam e, portanto, a disponibilidade é sempre enviada desde que as contas estejam ativas e as configurações estejam corretas em todas as soluções envolvidas (FastHotel, Gestor de Canais e OTAs).
5- Em nenhuma hipótese, o FastHotel elimina dados de disponibilidade do Gestor de Canais por alteração no método de envio ou por redução na data limite/horizonte de meses. Se já tiver enviado a disponibilidade de outubro, por exemplo, mas não quiser vender nessas datas, crie restrição de fechado para venda no FastHotel.

Sessão Cancelamento de reserva

  • Cancelamento de reserva / Automaticamente com qualquer saldo de conta: o padrão do FastHotel é que uma reserva só pode ser cancelada com saldo da conta igual a R$0,00. Se este campo estiver marcado, quando for recebida do gestor de canais uma solicitação de cancelamento, o FastHotel irá cancelar a reserva sem verificar se o saldo da conta da reserva é R$0,00. Ou seja, se este campo estiver marcado, após o cancelamento, ainda podem existir multas não recebidas ou recebimentos sem despesas.
    Você poderá localizar reservas nessas condições em Finanças > Relatórios > Conciliação de Recebimento.
  • As multas não recebidas podem ser abonadas ou cobradas.
  • Se abonar, o saldo da conta será R$0,00.
  • Se cobrar, após receber e registrar o valor pago pelo cliente, se ele for exatamente igual ao valor da multa, o saldo da conta será R$0,00.
  • Os recebimentos sem despesas podem estornados, reembolsados (devolvidos para o cliente) ou convertidos em crédito para uso futuro do cliente.
  • Se estornar (que é indicado quando sua adquirente for Pagarme, PagSeguro ou FastPIX ou quando o recebimento foi lançado por engano), o saldo da conta será R$0,00.
  • Se reembolsar o cliente (lançando item reembolso na conta), após registrar o valor do reembolso, se ele for exatamente igual ao valor do recebimento, o saldo da conta será R$0,00.
  • Se emitir um crédito para o cliente (lançando item emissão de crédito para cliente na conta), após registrar o valor do crédito para o contratante, se ele for exatamente igual ao valor do recebimento, o saldo da conta será R$0,00.
  • Obs: Para fazer lançamentos em contas de reservas já canceladas, é necessário ter acesso à essa ação (que permite lançamento em conta mesmo que os mesmos não zerem o saldo da conta) ou à regressão de status da reserva (neste caso, após fazer lançamentos em conta, será necessário cancelar novamente a reserva e o sistema verificará se o saldo da conta da reserva é R$0,00 antes de permitir o cancelamento).

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