Importante
Na sessão UTILIDADE GERAL, você encontra artigos importantes de leitura obrigatória para ter uma experiência mais fluida e produtiva no FastHotel.
Entenda o que fazer agora
A implantação técnica dos módulos de Gestão Hoteleira, Finanças, Estoque e Compras foi executada pela equipe da FastHotel. A lista abaixo tem o objetivo de orientar seus primeiros passos no uso do FastHotel a partir de agora.
Legenda:
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Módulo |
Algumas atividades possuem a identificação do módulo ao qual de refere e devem ser realizadas somente se você tiver contratado o módulo indicado. Caso não tenha, deve ignorar tal atividade. Você pode consultar os módulos contratados pela sua empresa em Cadastros > Contratos. |
1 Configurações realizadas conforme o formulário de implantação entregue
Estas configurações já foram realizadas conforme as informações recebidas no formulário de implantação. Você só precisa fazer os passos a seguir caso não tenha preenchido o formulário de implantação integralmente.
1-1 Gestão Hoteleira Para garantir que o FastHotel funcionará de acordo com sua realidade, revise as CONFIGURAÇÕES PRINCIPAIS DA EMPRESA:
– em Cadastro > Empresa > Empresa;
– navegue pelas abas;
– revise as configurações EM AMARELO.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
1-2 Gestão Hoteleira Os TIPOS DE QUARTO agrupam quartos de mesma categoria (e, portanto, valor de diária) e mesma capacidade. Além disso, as reservas sempre são criadas para tipos de quartos e alocadas (assignadas) aos quartos. Para cada tipo de quarto, use um nome exclusivo que te permita identificar a categoria e a capacidade do tipo de quarto, como por exemplo: Standard Casal, Standard Família, Luxo Família.
Para cadastrar os tipos de quartos:
– acesse Cadastro > Empresa > Tipos de Quarto;
– clique em Criar;
– preencha as informações solicitadas, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
1-3 Gestão Hoteleira Para cadastrar os QUARTOS:
– acesse Cadastro > Empresa > Quartos;
– clique em Criar;
– preencha as informações obrigatórias identificadas com um * ; e
– clique em Salvar.
1-4 Finanças As empresas são criadas com uma CONTA BANCÁRIA (tipo de título = 210).
Para mais contas bancárias, crie novos tipos de título duplicando o tipo de título 210:
– acesse Cadastro > Finanças > Tipos de título;
– clique no tipo de título 210;
– no final da página, clique em Duplicar;
– altere o nome e demais campos que necessitar, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Salvar; e
– avise o suporte para que seja feita uma atividade técnica de ativação.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
1-5 Finanças Os TIPOS DE TÍTULO são um detalhamento das formas de pagamento. As empresas são criadas com diversos tipos de título.
Caso necessite de mais tipos de título, crie novos tipos de título duplicando um tipo de título similar ao que deseja criar:
– acesse Cadastro > Finanças > Tipos de título;
– clique num tipo de título similar ao que deseja criar;
– no final da página, clique em Duplicar;
– altere o nome e demais campos que necessitar, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Salvar.
Em seguida, você precisará informar para cada tipo de título, em qual(is) conta(s) ele(s) pode(m) ser conciliado(s):
– acesse Cadastro > Finanças > Conciliação bancária;
– garanta que cada tipo de título (linha) tenha marcado, pelo menos, uma conta (coluna);
– na última coluna, informe a conta padrão de conciliação do tipo de título;
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
1-6 Gestão Hoteleira As empresas são criadas com um PONTOS DE VENDA E PAGAMENTO chamado Recepção (normalmente utilizado para lançamento das diárias e consumos e recebimentos dos clientes) e um Ponto de Venda e Pagamento chamado Administrativo (normalmente utilizado para lançamento de pagamentos realizados para as empresas que contrataram o módulo de Finanças).
Para revisar as configurações dos Pontos de Venda e Pagamento ou criar novos:
– acesse Cadastro > Empresa > Ponto de Venda e Pagamentos;
– clique no ponto de venda que deseja revisar ou clique em Criar;
– disponibilize formas de recebimento, ativando os tipos de título a receber;
– Finanças disponibilize formas de pagamento, ativando os tipos de título a pagar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
1-7 Gestão Hoteleira As empresas são criadas com um TIPO DE TARIFA. Um único tipo de tarifa permite cadastrar valores de diárias variando conforme o dia (ou dia-da-semana), tipo de quarto e o número de adultos. Você só precisará de mais de um tipo de tarifa se tiver valores de diárias diferentes para condições comerciais diferentes (restrições de estadia, adicionais inclusos ou opcionais, política de cancelamento, parcelamento, etc…) ou se, além da venda de Hospedagem, também vender Day Use (neste caso, acione o suporte por Whatsapp).
Para revisar as configurações do tipo de tarifa ou criar novos:
– acesse Cadastro > Condições Comerciais > Condições Comerciais;
– certifique-se as condições de prazo, confirmação e parcelamento (necessárias para o novo Tipo de tarifa) já estejam criadas;
– clique no botão Criar da sessão Tipo de Tarifa;
– preencha as informações solicitadas, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Criar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Tipos de Tarifa, Tarifas e Restrições, disponível NESTE LINK.
1-8 Gestão Hoteleira Para registrar reservas no FastHotel, é necessário ter AGÊNCIAS ativas. As agências iniciadas com a palavra “Direto”, representam reservas vendidas diretamente pelo Hotel. Ou seja, mesmo que você não utilize agências de fato, você deve ativar, ao menos, uma agência iniciada com a palavra “Direto”, para poder registrar reservas no FastHotel. A ativação, conforme orientada abaixo, não gera qualquer comunicação com as agências.
Para ativar as agências:
– acesse Cadastro > Condições Comerciais > Agência;
– filtre por Status = Ativo para ver as agências já ativas;
– clique em cada uma delas, marque o(s) tipo(s) de tarifa que podem ser vendidos por cada agência e salve;
– filtre por Status = Inativo para ver as agências que pode ativar;
– clique em cada uma das que deseja ativar, desmarque o campo Inativo, marque o(s) tipo(s) de tarifa que podem ser vendidos por cada agência e salve;
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Agência do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.
1-9 Estoque DEPÓSITOS:
– acesse Cadastro > Empresa > Depósitos;
– clique em Criar;
– preencha o nome e marque se o Depósito é padrão para recebimento de compras;
– clique em Salvar.
Em seguida,
– acesse Cadastro > Empresa > Ponto de Venda e Pagamentos;
– clique em cada um dos pontos de venda;
– indique o depósito do qual devem ser feitas as baixas de estoque de produtos referentes às vendas realizadas neste ponto de venda;
– clique em Salvar.
2 Configurações padrão ou cadastros opcionais
As configurações e cadastros a seguir não impedem o uso imediato, mas realizá-las personalizam mais o FastHotel para sua realidade.
2-1 Gestão Hoteleira O usuário inicial é criado com o PERFIL DE ACESSO Diretoria. Sugerimos que verifique se todos os acessos estão atribuídos a esse Perfil de acesso. Aproveite para verificar os acessos dos demais perfis de acesso porque, futuramente, você irá criar os demais usuários e, provavelmente, utilizará outros perfis de acesso.
Para garantir que todos os Perfis de acesso (e os usuários com esses perfis) possuam as autorizações corretas, revise as autorizações dos perfis de acesso:
– acesse Cadastro > Usuário > Perfis de Acesso;
– verifique se os perfis de acesso possuem as autorizações adequadas a sua realidade; e
– caso necessário, modifique-os.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Perfis de Acesso, disponível NESTE LINK.
2-2 Gestão Hoteleira Para garantir que o FastHotel funcionará de acordo com sua realidade, revise as CONFIGURAÇÕES PRINCIPAIS DA EMPRESA:
– em Cadastro > Empresa > Empresa;
– navegue pelas abas;
– revise as configurações que NÃO estão EM AMARELO.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, não serão criados automaticamente os títulos a pagar das comissões das agências; Realizar esta configuração posteriormente não tem efeito retroativo. Mas você poderá criar os títulos manualmente.
2-3 Finanças Para controla as COMISSÕES DAS AGÊNCIAS:
– preencha o tipo de comissão, a Taxa de comissão e o parceiro a faturar (que deve estar previamente criado).
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Agência do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.
Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, não estará disponível a receita e as quantidades de produtos em estoque por categoria. Mas você verá a receita e as quantidades de produtos em estoque por outros filtros. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.
2-4 Finanças Estoque Os itens de venda, chamados algumas vezes genericamente de produtos, são classificados por tipo. Os principais tipos de produtos são: Alimentos e Bebidas, Serviços, Produtos e Material para uso próprio. Você pode criar CATEGORIAS DE PRODUTOS personalizadas para poder ver dados de Receita e Saldo do Estoque por essas categorias.
Cadastre as categorias de produtos:
– acesse Cadastro > Produtos > Categorias;
– cadastre as Categorias do tipo Geral, seguindo as instruções da tela; e
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, a funcionalidade de Controle não estará disponível. Realizar esta configuração posteriormente gerará a necessidade de criar documentos de controle referentes a transações já executadas com o auxílio de uma tela desenvolvida especificamente para isso.
2-5 Finanças Inteligência de Negócio As receita e despesas podem ser classificadas segundo seu tipo quer é a CLASSE DE CONTROLE e a área que a originou que é o CENTRO DE CONTROLE.
Cadastre as classes e centros de controle:
– acesse Cadastro > Controle > Classe de Controle;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações necessárias, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Criar.
Em seguida,
– acesse Cadastro > Controle > Centro de Controle;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações necessárias, conforme orientação do artigo abaixo; e
– clique em Criar.
Finalmente,
– acesse Cadastro > Empresa > Ponto de Venda e Pagamentos;
– clique em cada um dos pontos de venda;
– indique o centro de lucro ao qual serão associadas as vendas realizadas neste ponto de venda;
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
Esta configuração é opcional. Se decidir não executá-la, estarão disponíveis apenas os motivos de exceção pré-cadastrados. Realizar esta configuração posteriormente não gera impacto algum.
2-6Gestão Hoteleira Os MOTIVOS são informados sempre que é feita uma ação “não padrão”. Por exemplo, o padrão é que um check-out seja feito dentro do horário previsto; então, um check-out ser feito após o horário previsto é uma ação “não padrão”.
Chamamos isso de exceções. Para garantir que os motivos das exceções contemplem as situações reais da sua propriedade, revise o cadastro de motivos:
– acesse Cadastro > Empresa > Motivos; e
– revise os existentes ou cadastre novos motivos.
3 Cadastros a fazer
3-1 Gestão Hoteleira Para criar USUÁRIOS:
– acesse Cadastro > Usuário > Usuário;
– clique no botão Criar;
– preencha as informações conforme orientação do artigo abaixo;
– autorize os PDVs em que podem fazer lançamentos;
– Finanças Resultado/Análise Financeira autorize os Centros de Custo em que podem fazer lançamentos;
– clique em Salvar.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Usuários e Pessoas do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.
CADASTRO COMPLEMENTAR DE CAMAREIRAS E MANUTENTORES:
CADASTRO COMPLEMENTAR DE PESSOAS AUTORIZADAS A FAZER MOVIMENTOS DE CAIXA:
CADASTRO COMPLEMENTAR DE VENDEDORES:
3-2 Gestão Hoteleira Cadastre PRODUTOS dos tipos “Alimentos e Bebidas”, “Produtos”, “Serviços” e Materiais para uso próprio” para poder controlá-los em compras, contas de hóspedes, etc… :
– conheça os itens de conta já disponibilizados por padrão na implantação do FastHotel;
– acesse Cadastro > Produto > Produto;
– clique no botão Criar;
– cadastre os itens do tipo “Alimentos e Bebidas”, “Produtos” e “Serviços” que deseja controlar no FastHotel, conforme orientação do artigo abaixo; e
– Finanças Estoque cadastre os “Material para uso próprio” (ingredientes da cozinha, produtos de limpeza, etc..) que deseja controlar no FastHotel;
– após criar um produto, você pode acessá-lo e usar o botão Duplicar (na parte inferior esquerda da tela) para ganhar produtividade na criação de outros produtos do mesmo tipo.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Produtos do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.
3-3 Gestão Hoteleira Para poder criar reservas, cadastre as TARIFAS OU DIÁRIAS:
– acesse Cadastro > Condições Comerciais > Tarifário;
– clique no botão Criar e Modificar via Assistente; e
– cadastre as tarifas;
– em Cadastro > Condições Comerciais > Tarifário;
– faça uma pesquisa para se certificar que cadastrou tudo corretamente, filtrando pelo intervalo de datas e tipos de tarifa cadastrados e selecionando Exibir = Só não cadastradas. Assim, verificará se deixou de cadastrar algo;
– em Reservas > Painel de Disponibilidade e Tarifas;
– você também pode consultar as tarifas cadastradas. Este tela é muito útil para revisar tarifas e restrições para um intervalo de datas menor, como por exemplo um feriado que se aproxima.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Tipos de Tarifa, Tarifas e Restrições, disponível NESTE LINK.
3-4 Gestão Hoteleira Para restringir estadias, cadastre as RESTRIÇÕES DE ESTADIA:
– acesse Cadastro > Condições Comerciais > Restrições de Estadia;
– clique no botão Criar/Modificar Restrição via Assistente; e
– cadastre as restrições.
– em Cadastro > Condições Comerciais > Restrições de Estadia;
– faça uma pesquisa para se certificar que cadastrou tudo corretamente;
– em Reservas > Painel de Disponibilidade e Tarifas;
– você também pode consultar as restrições cadastradas. Este tela é muito útil para revisar tarifas e restrições para um intervalo de datas menor, como por exemplo um feriado que se aproxima.
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao treinamento completo de Tipos de Tarifa, Tarifas e Restrições, disponível NESTE LINK.
3-5 Finanças Para controlar as comissões das AGÊNCIAS.
– em Parceiros > Criar parceiro PJ, crie um fornecedor informando nome de fantasia, razão social, CNPJ e tipo de parceiro = Fornecedor.
– preencha o tipo de comissão, a Taxa de comissão e o parceiro a faturar (recém criado).
PARA UMA EXPLICAÇÃO MAIS DETALHADA, CLIQUE NA ? (canto superior direito da página indicada) ou CLIQUE NESTE LINK.
DICA ESPECIAL: Se quiser aprofundar seu conhecimento, assista ao capítulo de Agência do treinamento de Cadastros iniciais, disponível NESTE LINK.
4Parabéns!! Agora, o FastHotel está pronto para ser utilizado.
Não se esqueça de:
4-1 Todos que utilizarão o sistema deverão ASSISTIR AOS TREINAMENTOS (dos módulos contratados) DESTE LINK.
Os treinamentos são de suma importância para o entendimento das funcionalidades do FastHotel e para desempenharem as funções do dia-a-dia com a mais alta produtividade.
4-2 Gestão Hoteleira Cadastrar seus CLIENTES:
– se tiver dados de clientes (nome, cpf, telefone, email, endereço, etc…) em algum arquivo, consulte-nos para avaliarmos a viabilidade de carregar esses dados gratuitamente.
– se quiser, você pode cadastrar os clientes. Não é obrigatório. Nossa recomendação é criar apenas as empresas clientes conveniadas em Parceiros > Criar Parceiro PF ou Criar Parceiro PJ;
– preencha os campos obrigatórios, indicando “Tipo de Parceiro” = “Cliente” (ou “Ambos”, se ele também for “Cliente”); e
– clique em Salvar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.
4-3 Gestão Hoteleira Registrar suas RESERVAS JÁ VENDIDAS:
– crie reservas pelo Painel de Reservas, Painel de Situação Atual ou em Reserva > Criar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.
Gestão Hoteleira Para revisar as informações do COMPROVANTE DE RESERVA:
- – acesse uma reserva;
- – clique em Enviar Comunicação e envie Reserva por email para você mesmo;
- – analise as informações e altere as que desejar, conforme orientação DESTE ARTIGO.
4-4 Finanças Cadastrar os FORNECEDORES:
– acesse Parceiros > Criar Parceiro PF ou Criar Parceiro PJ;
– preencha os campos obrigatrios, indicando “Tipo de Parceiro” = “Fornecedor” (ou “Ambos”, se ele também for “Cliente”); e
– clique em Salvar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.
4-5 Finanças Registrar suas CONTAS A PAGAR:
– acesse Finanças > Conta a Pagar + botão Criar Conta;
– preencha as informações necessárias, conforme orientação do artigo abaixo;
-clique em Criar.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.
4-6Estoque Registrar o ESTOQUE ATUAL DE PRODUTOS:
– acesse Estoque > Movimentar;
– registre os produtos com as quantidades atuais em estoque com o tipo de movimento Entrada por inventário.
PARA VER UMA EXPLICAÇÃO DETALHADA, CLIQUE NA ? LOCALIZADA NO CANTO SUPERIOR DIREITO DA PÁGINA CITADA ACIMA ou NESTE LINK.
5 Próximas Implantações
Caso tenha contratado mais módulos, veja as orientações a seguir.
5-1 FastPIX Após executar todas as atividades dos itens 3 e 4, siga os passos deste artigo.
5-2 Envios por Whatsapp Após executar todas as atividades dos itens 3 e 4, siga os passos deste artigo.
5-3 Motor de Reservas Gestor de Canais Após executar todas as atividades dos itens 3 e 4 e utilizar o sistema por 2 a 4 dias (tempo indicado para uma validação mínima das configurações e cadastros do módulo de Gestão Hoteleira do FastHotel), solicite a implantação desses módulos ao suporte. Este procedimento visa reduzir o risco de erros na abertura das vendas online.
5-4 Comanda Digital Após executar todas as atividades dos itens 3 e 4, siga os passos deste artigo.
5-5 Fast Serviços Após executar todas as atividades dos itens 3 e 4, siga os passos deste artigo.